Politique de confidentialité — LocataireCloud

1. Qui est responsable du traitement ?

Le responsable du traitement au sens du RGPD pour les traitements relatifs à LocataireCloud (https://www.locataire.live) est l’éditeur du Service tel qu’identifié sur le site ou en pied de page / mentions légales.

Pour toute demande relative à vos données personnelles : écrivez à contact@locataire.live (Objet conseillé : « Données personnelles / RGPD »). Nous nous efforçons de répondre sous un délai d’un mois, prolongeable conformément au RGPD si nécessaire.

2. Dualité des rôles (responsable de traitement / sous-traitant)

En tant que responsable du traitement, nous déterminons les finalités et les moyens pour les données qui concernent notamment : la création et la gestion de votre compte sur le Service, la facturation et le suivi de l’abonnement, le support, la sécurité et l’amélioration du Service, et les obligations légales qui nous incombent directement.

En tant que sous-traitant (au sens du RGPD), nous pouvons traiter, pour le compte de nos clients professionnels ou organisations (« Clients »), les données que ces Clients nous confient en utilisant le Service à propos de leurs locataires, candidats à la location, biens ou contacts. Dans ce périmètre, le Client est généralement responsable du traitement; nous intervenons selon ses instructions encadrées par le contrat et, le cas échéant, un mandat de traitement (document type disponible ou fourni sur demande).

3. Quelles données collectons-nous ?

Selon votre usage, peuvent être concernées notamment :

• Compte et authentification : identifiant de connexion (typiquement une adresse email), nom ou dénomination, rôle dans l’organisation, données techniques strictement nécessaires au maintien de la session et aux préférences fonctionnelles (cookies ou équivalent lorsque requis pour le Service).
• Relation commerciale : informations de paiement traitées via un prestataire de paiement (nous ne stockons en principe pas votre numéro de carte complète).
• Données métier déposées dans le Service : données d’identification et de contact des locataires et candidats, informations relatives aux baux et aux biens, pièces justificatives et documents téléversés, échanges nécessaires à la gestion locative, traces techniques limitées à la sécurité et au bon fonctionnement.
• Communication : contenu et métadonnées des messages ou notifications envoyés via les canaux du Service lorsque leur envoi passe par nos prestataires techniques.
• Outils facultatifs : lorsque vous utilisez une fonctionnalité assistée par intelligence artificielle, uniquement si vous y consentez ou l’activez, des contenus que vous saisissez peuvent être traités par un prestataire spécialisé ; limitez-vous aux informations strictement nécessaires.

4. Pourquoi traitons-nous ces données ? (finalités et bases légales)

Nous nous appuyons sur les bases suivantes lorsque la loi nous l’impose :

• Exécution du contrat (art. 6(1)(b) RGPD) : fourniture du Service, compte utilisateur, facturation lorsque votre organisation est cliente.
• Obligations légales (art. 6(1)(c) RGPD) : conformité applicable en matière comptable, fiscalité ou autres obligations pénales lorsque nous y sommes directement soumis en tant qu’éditeur.
• Intérêt légitime (art. 6(1)(f) RGPD) : sécurisation du Service, lutte contre la fraude ou les abus, amélioration et mesure de fiabilité, sauf lorsque vos intérêts ou vos droits et libertés prévalent.
• Consentement (art. 6(1)(a) RGPD) : lorsque la loi l’exige pour des fonctionnalités non indispensables ou pour certains cookies non strictement nécessaires — dans ce cas, vous pouvez retirer votre consentement sans affecter les traitements nécessaires au Service.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont traitées par notre équipe ou par des sous-traitants strictement nécessaires à fournir le Service :

• Hébergement et exploitation du Service et stockage sécurisé des contenus déposés.
• Persistance des données métier et techniques via des infrastructures de confiance.
• Encaissement et gestion des abonnements, par l’intermédiaire d’un prestataire de paiement.
• Envoi des messages et notifications inhérents au fonctionnement du Service (par exemple confirmations ou messages relatifs aux dossiers locatifs lorsque nous les déclenchons depuis la plateforme).
• Authentification, y compris par un fournisseur d’identité tiers lorsque vous choisissez cette option dans les paramètres de connexion.
• Traitements facultatifs d’assistant numérique, lorsque vous utilisez une telle fonctionnalité.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Un sous-traitant ne reçoit que les données utiles à sa mission et est lié par des obligations contractuelles conformes au RGPD. Une liste actualisée des sous-traitants ayant vocation à intervenir peut être précisée dans la documentation contractuelle ou communiquée sur demande raisonnée, sans divulgation publique de notre architecture détaillée.

6. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires peuvent avoir des activités ou des serveurs situés hors de l’EEE. Dans ce cas, nous veillons à ce que ces transferts soient encadrés par des garanties adaptées prévues par le RGPD (ex. clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, mesures complémentaires le cas échéant définies dans la décision européenne en vigueur).

7. Durées de conservation

Les données sont conservées pour les durées nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentées lorsque la loi impose une conservation plus longue (par exemple archives comptables).

Les données liées aux comptes utilisateurs peuvent être supprimées ou anonymisées après clôture du compte, sous réserve des délais légaux et de la conservation limitée d’informations nécessaires à la constatation d’incidents ou de litiges.

Pour les dossiers métier créés dans le cadre du Service par nos Clients : durées pouvant être fixées dans le cadre légal ou contractuel avec le bailleur/gestionnaire ; les Clients sont invités à définir leurs durées compatibles avec leurs obligations.

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (contrôle d’accès, chiffrement des communications courantes sur le web, règles internes de gestion des accès et de la sensibilisation). Aucune mesure n’étant absolue, nous vous invitons à utiliser des mots de passe robustes et à signaler tout incident sans délai.

9. Vos droits

Dans les limites prévues par le RGPD, vous disposez notamment :

• Droit d’accèset à une copie de vos données ;
• Droit de rectificationdes données inexactes ;
• Droit à l’effacement(« droit à l’oubli ») lorsque les conditions légales sont réunies ;
• Droit à la limitationdu traitement dans certains cas ;
• Droit à la portabilitélorsque le traitement repose sur le contrat ou le consentement et est automatisé ;
• Droit d’opposition, notamment pour des traitements fondés sur l’intérêt légitime (sauf motif légal impérieux) ou aux fins de prospection directe lorsque celles-ci seraient utilisées sous cette base ;
• Droit de retirer votre consentementlorsqu’un traitement s’appuie sur le consentement, sans porter atteinte à la licéité du traitement antérieur ;
• Droit de définir des directives générales ou particulièresconcernant le sort de vos données après votre décès (droits français).

Pour exercer ces droits à l’égard du traitement dont nous sommes responsables, contactez contact@locataire.live.

Lorsque les données ont été communiquées par un Client(ex. dossier locataire créé dans le Service par une agence), vous pouvez aussi vous adresser directement à cet organisme ; nous coopérons avec lui dans les délais impartis.

Vous pouvez introduire une réclamationauprès de l’autorité de contrôle compétente. En France : la CNIL (cnil.fr).

10. Cookies et traceurs

Nous utilisons des cookies ou équivalents strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du Service. D’autres traceurs (mesure d’audience, publicité) ne sont utilisés que sur la base d’une information claire et, le cas échéant, de votre consentement préalable, conformément aux recommandations de la CNIL.

11. Décision automatisée et profilage

Le Service n’effectue pas, en l’état décrit par la présente politique, de décisions produisant des effets juridiques ou vous concernant de manière significative fondées exclusivement sur un traitement automatisé (au sens de l’article 22 RGPD), par exemple sans intervention humaine. Les fonctionnalités d’aide (ex. suggestion de texte) sont des outils d’assistance et ne se substituent pas à votre appréciation.

12. Mineurs

Le Service s’adresse à des professionnels ou des adultes agissant dans un cadre de gestion locative. Nous ne visons pas la collecte de données d’enfants de moins de 15 ans sans le cadre légal approprié. Si vous pensez qu’un mineur nous a transmis des données, contactez-nous pour qu’elles soient supprimées dans les mesures du possible.

13. Évolution de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l’évolution du Service ou des obligations légales. La date de mise à jour est indiquée en tête de page. Lorsque le changement est substantiel et vous concerne directement en tant que personne physique, nous pourrons vous en informer par email ou via une notification sur le Service.

14. Droit applicable

Pour les aspects relevant du RGPD applicable dans l’Union européenne, la présente politique s’interprète en harmonie avec ce règlement. Les litiges relatifs aux données peuvent relever également du droit français des contrats lorsque vos relations avec nous sont régies par ces dispositions ( voir également nos CGU).